用Trello進行工作與生活的管理

目標管理OKR與Trello的結合

photo by Trello
Trello is the easy, free, flexible, and visual way to manage your projects and organize anything, trusted by millions of people from all over the world.

最近新工作的小組內,任務管理都是用Trello進行。對於任務管理,不管是Excel、公司自己系統或是外部敏捷系統其實都用過不少,但Trello是目前最吸引我的,也是我覺得會一直使用下去的服務(因為除了工作外,我也開始用Trello進行了生活管理)。對於Trello的介紹網上已經很多了,這邊想紀錄自己對Trello的實際體驗及使用狀況,尤其是個人目標希望年底回來review能有90%的達成率。

工作管理

目前十人的小團隊在用,有幾點感受:

  1. 簡單明了,層次清晰,Borad、List、Card三級基本上夠用
  2. Lable支持色彩,可以區分card的類型。我們依照項目類型進行了tag
  3. card的拖動切換狀態,方便了解項目進展
  4. 支持日曆顯示,對進度狀態把控方便
  5. 移動端體驗良好

Trello是一個一個看板(Board)組成,每個Board裡面可以再添加List,最常用或者是官方推荐的List建立,就是分成Doing、To Do、Done,一個流程閉環。

List內可以添加卡片(Card),卡片可以是一個任務、一份資料、一個想法,看起來就像是便利貼一樣。

卡片內還可以添加標籤、添加成員、添加Check List(子任務)、添加附件及寫備註來豐富卡片內容。List之間,cards的移动非常非常方便。對於需要大量合作的Team來說,Trello除了管理好自己的工作外,也可以掌握到組員的進度。

既然具備這麼彈性的功能,Trello能幹的事情也不僅僅是工作項目管理,甚至看到有人拿來做旅遊規劃或是菜譜紀錄。在工作上使用一段時間後,對於這種打破時間軸、自由進行資料與任務分類的方式相當合我口味,因此最近我也拿來作為個人生活管理了。

生活管理

我下半年目標大類為閱讀,工作學習,跟英文三大類,有些人會設成三個Board。不過我偏好一目瞭然,所以多個項目都放到了一個Board裡面,用OKR(了解OKR)的概念來設計。(有好有壞,若分成幾個看板的會在任務管理可以更細緻,就看個人習慣了)

第一欄的Plan是我的O(Object),基本上是不動的,只是提醒自己有設定了哪些目標。以看10本書為例,這就是我的目標,為了達成這項目標,我需要有行動。

To Do這欄在一開始就會盡量把想看的10書都先填上去,至於日後有要增加想看的書或是想刪掉某本都可以,因為在OKR的概念中,行動是可以隨時更改的,唯一要注意是,任何更改仍要與O緊密的相關。

每一個獨立的卡片都可以隨著完成狀態而拖移,當看完了一本書就把卡片從Doing拖到Done裡。

在外生活總有許多雜事,諸如最近要看的電影、要買的書、要洗衣服等等等就很簡單的放在另一個Board了。

人後費盡心力才能夠在人前看起來毫不費力。

對於制定計劃或是任務管理,我想應該不只我有一個問題,就是年初的充滿熱情到年底的達成率不到一半,為了解決這樣的事情,我認為Trello可具備相當大幫助。至少現在我天天都會打開看板來看,非常有壓迫感,相對的進度完成後的滿足感也是相當強烈。

當然,對於計畫的設定也是一門學問,像我覺得Zuckerberg每年定的計劃就相當踏實,期許自己(and 大家)在生活及職場上都能夠持續進步。

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